Comment savoir si vous avez besoin d'une réunion, d'un email ou juste d'un café ?

Nous perdons énormément de temps en réunions et e-mails. Selon une enquête menée par la société Stop Meeting like this, 36 % des gens pensent que la quantité d'e-mails qu'ils reçoivent est inappropriée pour leur rôle et que 27 % du temps de réunion est gaspillé.

Avant la pandémie, l’excédent de réunions était un problème, mais le COVID 19 et la transition vers le télétravail ont aggravé la situation. En l'absence de communication en personne, les managers surcompensent en multipliant les réunions d'équipe. Seulement maintenant, elles se déroulent par vidéo, ce qui est mentalement plus lourd que les réunions en personne. La fameuse fatigue zoom.

Il existe de nombreux conseils sur la façon d'améliorer les réunions, mais ceux-ci omettent souvent l’étape la plus importante. Se demander si l’on a vraiment besoin une réunion.

Faites le calcul de la réunion

La plupart des gens pensent qu'une réunion de 30 minutes ne coûte que 30 minutes… Pas exactement ! Une réunion de 30 minutes avec dix personnes n'est pas une réunion de 30 minutes. C'est une réunion de 5 heures. Multipliez ce chiffre par le salaire horaire des salariés et vous obtiendrez le coût réel de la réunion.

Vous seriez surpris de voir à quelle vitesse la facture grimpe. Selon une étude menée par le cabinet de conseil en gestion Bain & Company, une réunion hebdomadaire de cadres moyen coûte plus de 15 millions de dollars par an à une grande entreprise !

Trop d’emails presque aussi mauvais que trop de réunions

En moyenne, les employés de bureau reçoivent 200 messages par jour et passent environ 2,5 heures à les lire et à y répondre. C'est beaucoup de temps d'écran improductif.

La réception d'un email libère de la dopamine dans notre cerveau, une substance chimique associée au plaisir. A chaque email, notre cerveau nous donne une petite récompense, ce qui nous maintient dans le cycle infernal des e-mails et nous rend dépendants. Mais ce cycle a un coût.

L'e-mail est une distraction constante qui nous empêche de réfléchir et se recentrer peut prendre jusqu'à 23 minutes. Même les "simples blocages mentaux", après une petite distraction, peuvent représenter jusqu'à 40 % du temps de production d'une personne. Comme pour les réunions, la première chose à faire pour réduire la charge provoquée par vos emails est de trouver le meilleur canal pour délivrer vos messages.

Déterminez ce dont vous avez besoin

Pour réduire ce terrible gaspillage de temps, vous devez détecter facilement quel canal est le plus approprié pour chaque situation. Un excellent moyen est de vérifier les 4 facteurs suivants :

Emotions

L'e-mail n'est pas un canal approprié lorsque le sujet est chargé en émotions. Nous comprenons mal le ton de la voix, nous réagissons de manière excessive, nous n’avons pas d’empathie et nous sommes dans l'opposition plutôt que dans la collaboration. Il n’y a plus rien de positif. Dès que la température monte, je décroche le téléphone et vous invite à en faire de même.

Objectif

Posez-vous les questions suivantes avant d'invoquer la réunion. Qu'est-ce que cette réunion va changer ? Si la réponse ressemble à "les gens sauront ..." ou "je partagerai ...", votre objectif est simplement d'informer. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un email ou une autre technologie asynchrone, pour permettre à chacun de gagner un temps précieux. En revanche, si votre réponse est "résoudre ce problème", "déterminer nos besoins communs" ou "convaincre l’équipe" une réunion est nécessaire.

Relations interpersonnelles

De bonne relations favorisent une collaboration efficace et améliorent le travail de tous. Si vous hésitez à programmer une réunion ou envoyer un e-mail, réfléchissez à ce qui renforcera votre relation avec vos collègues. De temps en temps, un email amical peut adoucir leur journée. Parfois, une pause café est exactement ce dont vous avez besoin pour échanger. Tenez compte de la valeur de vos relations lorsque vous programmez des réunions et envoyez des e-mails.

Complexité

Les gens lisent souvent les email en diagonal. Souvent, nous passons à côté de détails ou de données importants et complexifions le problème au lieu de le résoudre. Plus le sujet est nuancé, moins il a de chances d'être résolu par email. Les réunions peuvent être un moyen plus rapide et plus efficace d’obtenir des résultats si vous en êtes au troisième paragraphe de votre email ou si vous l'envoyez à quatre personnes ou plus. Une étude récente suggère que la combinaison de temps de réflexion individuel et collectif est le meilleur moyen de résoudre des problèmes complexes.

Des astuces pour aller plus loin et réduire le gaspillage de temps

Déclarez un temps de "réunion interdite"

C'est audacieux, mais l'une des meilleures façons de réduire le coût des réunions est de les bannir à certaines heures. Arrêtez de faire des allers-retours entre le mode travail et le mode réunion, divisez la journée de travail en deux blocs : le temps de travail et le temps de réunion.

Bloquez les heures de travail sur votre calendrier pour empêcher les autres de le remplir de réunions. Il peut s'agir de "matinées sans réunion" ou d'une "journée sans réunion". Que diriez-vous d'un lundi sans réunion ?

En tant que manager, vous pouvez promouvoir la politique de non-réunion auprès de toute l'équipe, afin que chacun puisse se concentrer davantage sur sa journée de travail et atteindre ses objectifs.

Ne mettez pas la terre entière en copie

Les CC et BBC représentent une perte de temps considérable. Sur les 200 e-mails que les employés de bureau reçoivent quotidiennement, 144 ne sont pas pertinents.

La politique de mettre en copie les collègues peut être un moyen de checker les membres juniors de l'équipe, de montrer à votre patron que vous travaillez ou simplement de faire savoir à tout le monde ce qui se passe. Il existe d'autres moyens d'atteindre ces objectifs que de surcharger la boîte de réception de chacun.

Asseyez-vous avec vos collègues pour voir ce qui fonctionne le mieux, un résumé hebdomadaire, une réunion hebdomadaire, ou simplement mettre en copie le manager sur le dernier email de la chaîne. Si vous pouvez instaurer un climat de confiance entre les membre d’une équipe, vous aurez moins d'e-mails.

Déclinez les invitations ou partez si vous n'apportez pas de valeur ajoutée

Il arrive bien trop souvent d'assister à une longue réunion alors que seulement 5 minutes étaient pertinentes. Ce n'est pas parce qu'une réunion est productive qu'elle l'est pour tout le monde. Et ce n'est pas parce qu'il est productif pour quelqu'un d'assister à une réunion qu'il est productif pour lui d'y rester du début à la fin.  

Vous pouvez décliner une invitation ou quitter discrètement la réunion si vous pensez que vous n'apporterez pas de valeur ajoutée ou n'en recevrez pas. Tout manager qui accorde de l'importance à son temps et à celui de son équipe devrait encourager cette pratique. Cela ne semble pas socialement acceptable ? Voici ce que dit Elon Musk à propos de la culture des réunions chez Tesla.

"Ce n'est pas impoli de partir. C'est impoli de laisser quelqu'un rester et perdre son temps."

Nous sommes tous allés à une réunion qui aurait du être un email, et avons tous fait partie d'un fil d’emails qui aurait du être une réunion. Évitez de perdre temps et énergie en adaptant stratégiquement le canal de communication à la situation. Vous pouvez envoyer un email, téléphoner, vous rencontrer, envoyer des SMS ou slacks, laisser des messages vocaux, envoyer des messages vidéo ou même faire un dessin ! Cela peut sembler exagéré, mais le message ne sera pas perdu si vous le transmettez par des moyens plus réfléchis. Il va sans dire que vous serez plus confiant et que vous enverrez de toute façon moins d'e-mails.