Quitter une entreprise ou se séparer d’un collaborateur peut s’avérer difficile, d’autant plus quand le départ est mal préparé ! L'offboarding, moins connu que l’onboarding, est pourtant une étape clé du parcours du salarié au sein de l'entreprise. Il désigne la façon dont les entreprises préparent le départ de leurs collaborateurs. Parfois négligé ou moins bien préparé que l'onboarding, il est pourtant essentiel pour veiller à ce que la fin du contrat entre le salarié et l'entreprise se déroule de manière sereine et constructive. Afin d'adopter les bonnes pratiques, nous nous sommes rapprochés d'Emma Freychet, directrice des ressources humaines chez Easy Skill. Elle nous explique les étapes primordiales d'un offboarding réussi. Quelque soit la taille de votre entreprise, intégrer ces étapes dans votre processus d'offboarding vous permettra de maintenir de bonnes relations avec vos anciens salariés, en assurant un transfert de savoir-faire tout en améliorant votre marque employeur.
1. Communiquer sur le départ du collaborateur
La communication est un élément essentiel de l'offboarding. Pour un départ réussi, il est crucial d’informer le salarié sur le processus d’offboarding de la société pour qu’il sache à quoi s’attendre et ce qui est attendu de lui. Mais il est tout aussi important de communiquer auprès des collaborateurs qui restent au sein de l’entreprise afin de préserver le climat de confiance et préparer la transmission du savoir-faire... Pour prévenir les rumeurs et les spéculations, et en fonction du contexte, il peut être bénéfique de partager les raisons du départ du salarié... Afin de remercier le collaborateur sur le départ, pensez également à valoriser son travail dans votre newsletter interne par exemple !
2. Le transfert de compétences
Un départ réussi ne peut se faire sans un transfert de compétences efficace. Il est primordial de veiller à capitaliser le savoir-faire et l’expertise du collaborateur qui quitte la société. Assurez-vous que les processus soient transmis à la personne qui reprendra le poste et enregistrés dans un logiciel de gestion des connaissances. Organisez des sessions de transfert de connaissances pour permettre à la personne qui prendra le relais de se familiariser avec les responsabilités et les processus liés au poste. La documentation des informations clés dans un logiciel de gestion des connaissances facilitera la transition et évitera toute perte de savoir-faire critique. La mise en place d'un tel logiciel de gestion des compétences est donc primordiale.
3. Les formalités administratives
Il est essentiel d'anticiper toutes les démarches administratives relatives au départ du salarié telles que la rupture du contrat de travail en conformité avec la législation en vigueur, ainsi que la résiliation des contrats liés à la protection sociale. Préparez une liste détaillée des tâches administratives nécessaires, afin de vous assurer de ne rien oublier. Les formalités administratives peuvent varier en complexité en fonction des pays. Pour alléger votre charge mentale et garantir que chaque tâche est accomplie par les parties concernées, utilisez un SIRH avec des rappels automatisés. Chez Easy Skill, nous faisons confiance à BambooHR pour automatiser les tâches d’onboarding et d’offboarding et nous libérer du stress administratif, mais il existe beaucoup de SIRH sur le marché avec des fonctionnalités différentes en fonction du besoin.
4. La sécurité informatique
La sécurité des données est d'une importance primordiale lorsqu'un salarié quitte l'entreprise. Assurez-vous que tous les accès aux systèmes et aux applications sont révoqués rapidement et que les informations sensibles sont protégées. Recueillez les équipements fournis au collaborateur, tels que les ordinateurs portables, les téléphones et les badges d'accès, pour éviter tout risque de fuite de données. Veillez à informer l'équipe informatique et à suivre les protocoles de sécurité appropriés. N’oubliez pas de transférer tous les contacts du salarié à la personne qui reprendra le poste.
5. Obtenir un feedback constructif
Ne manquez pas l’occasion d’obtenir des informations précieuses en réalisant un entretien de sortie percutant avec le collaborateur qui quitte la société. Ce moment clé permet de capitaliser sur les succès de l’entreprise et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations. Il offre également au salarié la possibilité de faire le bilan et de partager les points qui n'ont pas été satisfaisants. Pour que cet entretien soit efficace, assurez-vous de mettre la personne à l'aise. Lorsque le départ ne se déroule pas dans de bonnes conditions, il est préférable d'attendre que le salarié ait quitté les locaux avant de partager les retours avec la direction. Cela garantit l'obtention d'un feedback sincère et constructif.
6. Entretenir le réseau
Ne sous-estimez pas l’importance de cultiver de bonnes relations même après le départ d'un salarié. Cette personne peut devenir un allié précieux en recommandant de futurs collaborateurs ou en apportant des opportunités d’affaires à l’avenir.. Ces salariés pourraient rejoindre d'autres missions à l'avenir, il est donc crucial de conserver de bonnes relations avec eux.
Pour conclure, le départ d’un salarié mérite autant d’attention que son arrivée. Il permet d'entretenir de bonnes relations avec le collaborateur et aussi de renforcer la marque employeur dans le temps.
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